Conozca los conceptos básicos para redactar un burofax de forma eficiente.
Antes de hablar acerca de cómo redactar un burofax, hay que entender que el objetivo de la comunicación marcará el grueso de la redacción, siendo diferente en cada caso. Sin embargo, sí existen fórmulas o recursos genéricos que pueden potenciar la efectividad de nuestra comunicación.
Cuando nos vemos en la necesidad de realizar una notificación fehaciente, de la que podremos obtener evidencias de entrega y contenido, debemos tener en cuenta aquellos detalles o matices, en los que difieren de otro tipo de comunicaciones como una simple carta o comunicación ordinaria. Estos matices afectan fundamentalmente al orden y claridad de la comunicación, así como la concreción de la misma, y deben ser considerados cuando nos planteamos como redactar un burofax.
Debemos tener muy presente que el envío de un burofax así como las evidencias fehacientes son pruebas con plena validez jurídica en un posible proceso posterior. Será fundamental, por tanto, que estas pruebas estén expuestas de la mejor manera posible para que el encargado de evaluarlas (juez o tribunal competente) tenga bien claro fallar a nuestro favor y que, a su vez, el contenido del burofax no sea utilizado como una ventaja por la parte contraria debido a su indefinición o fallos de forma.
1. Estructura del documento clara
Parece obvio pero es importante que en el principio del documento aparezca en la parte superior bien definida, visible y clara los datos del remitente y el destinatario y que estos últimos coincidan absolutamente con los datos en los que se ha realizado la entrega. Hay que tener en cuenta que en el acuse de recibo aparecerán estos datos y normalmente serán comparados por el magistrado en un proceso judicial con los que aparezcan en el documento para acreditar así su correspondencia inequívoca. Por tanto, siempre hay que empezar la redacción indicando en la parte superior tanto destinatario como remitente, bien en las fórmulas estandarizadas para la carta ordinaria o en cualquier formato siempre que sea rotundamente claro.
Además de los datos de remitente y destinatario, es fundamental indicar la fecha en la que se ha realizado el documento. Este dato también hay que tomarlo en consideración pues si bien para la definición de plazos de respuesta la fecha importante es la de la entrega o resultado de la misma (rehusado, desconocido, etc…) la fecha del escrito es una información relevante para el dictamen de lo requerido en el documento.
Posteriormente en los párrafos centrales explicaremos el hecho por el que notificamos. Si en dicho texto hacemos referencia a documentos es conveniente aportar también copia de los mismos en el envío.
En el párrafo final, si es necesario, estableceremos las acciones que requerimos al destinatario así como el plazo que le ofrecemos para ese requerimiento, explicando además en la medida de lo posible las acciones que tomaremos nosotros en caso de este plazo caduque sin respuesta por parte del destinatario. Si no es necesaria esta información y únicamente deseamos con nuestro escrito poner en conocimiento un hecho concreto al destinatario, bastará con una despedida cordial.
2. Estilo amable a la par que contundente
Está es una de las partes más delicadas acerca de cómo redactar un burofax. Normalmente el envío de un burofax es el último paso amistoso antes de iniciar acciones más incómodas generalmente para ambas partes. Por tanto, se entiende que como no deseamos dar pasos en esa dirección trataremos de utilizar un tono amistoso en nuestra comunicación. Pero claro está, también para evitar llegar a otros escenarios, debemos ser precisos y contundentes en lo que queremos expresar y lo que reclamamos al destinatario, para así dejar constancia de que si éste no se atiene a nuestra reclamación se expone sin ningún tipo de duda a nuestras acciones posteriores.
3. En caso de notificar un delito, siempre presunción de inocencia
Es importante además que si el hecho reclamado en la notificación puede ser constitutivo de delito utilicemos siempre la palabra “presunto”. Esta fórmula es necesaria porque debe mantenerse la presunción de inocencia hasta que haya una sentencia judicial, por tanto deberemos referirnos como “presunto delito” o “posible delito” antes de nombrar el hecho en cuestión.
4. Concreción, brevedad y precisión en el mensaje
Cuantos menos motivos de duda o indefinición deje nuestra comunicación más efectiva será y más fácil se lo pondremos al tribunal para realizar su veredicto en un proceso posterior. De igual forma, debemos expresar nuestras pretensiones sin dejar escapar detalle pero con la mayor brevedad y precisión posible, evitando entrar en lo anecdótico y centrándonos en nuestro objetivo principal. Esto también dificultará a la otra parte encontrar defectos de forma o incoherencias en nuestro mensaje. Normalmente, salvo excepciones justificadas, no deberíamos emplear más de una página en nuestro documento.
5. Documentación adicional a aportar
Como hemos explicado anteriormente, si en el texto principal de nuestro burofax hacemos referencia a algún documento que sea crucial en el problema que queremos resolver o notificar es muy conveniente aportar dicho documento. Por ejemplo, si estamos reclamando el importe de una factura con referencia XX, la cual alegamos está en poder del destinatario, es conveniente que aportemos copia de dicha factura en la comunicación del burofax, para evitar que el destinatario alegue que el importe o algún otro dato de esa factura no sea correcto o coincidente con la que obra en su poder.
En resumen, cada notificación tendrá un objetivo distinto y esto condiciona su redacción, pero esperamos que estas consideraciones acerca de cómo redactar un burofax sean útiles para que dicho objetivo se consiga una vez enviado nuestro burofax.
Video tutorial: Cómo redactar un burofax.
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