Cómo redactar un burofax: tutorial y conceptos básicos | Notificados

creado por Notificad@s 25 agosto 2016 09:44

Cómo enviar un burofax postal

Conozca los conceptos básicos para redactar un burofax de forma eficiente.

Antes de hablar acerca de cómo redactar un burofax, hay que entender que el objetivo de la comunicación marcará el grueso de la redacción, siendo diferente en cada caso. Sin embargo, sí existen fórmulas o recursos genéricos que pueden potenciar la efectividad de nuestra comunicación.

Cuando nos vemos en la necesidad de realizar una notificación fehaciente, de la que podremos obtener evidencias de entrega y contenido, debemos tener en cuenta aquellos detalles o matices, en los que difieren de otro tipo de comunicaciones como una simple carta o comunicación ordinaria. Estos matices afectan fundamentalmente al orden y claridad de la comunicación, así como la concreción de la misma, y deben ser considerados cuando nos planteamos como redactar un burofax.

Debemos tener muy presente que el envío de un burofax así como las evidencias fehacientes son pruebas con plena validez jurídica en un posible proceso posterior. Será fundamental, por tanto, que estas pruebas estén expuestas de la mejor manera posible para que el encargado de evaluarlas (juez o tribunal competente) tenga bien claro fallar a nuestro favor y que, a su vez, el contenido del burofax no sea utilizado como una ventaja por la parte contraria debido a su indefinición o fallos de forma.

1. Estructura del documento clara

Parece obvio pero es importante que en el principio del documento aparezca en la parte superior bien definida, visible y clara los datos del remitente y el destinatario y que estos últimos coincidan absolutamente con los datos en los que se ha realizado la entrega. Hay que tener en cuenta que en el acuse de recibo aparecerán estos datos y normalmente serán comparados por el magistrado en un proceso judicial con los que aparezcan en el documento para acreditar así su correspondencia inequívoca. Por tanto, siempre hay que empezar la redacción indicando en la parte superior tanto destinatario como remitente, bien en las fórmulas estandarizadas para la carta ordinaria o en cualquier formato siempre que sea rotundamente claro.

Además de los datos de remitente y destinatario, es fundamental indicar la fecha en la que se ha realizado el documento. Este dato también hay que tomarlo en consideración pues si bien para la definición de plazos de respuesta la fecha importante es la de la entrega o resultado de la misma (rehusado, desconocido, etc…) la fecha del escrito es una información relevante para el dictamen de lo requerido en el documento.

Posteriormente en los párrafos centrales explicaremos el hecho por el que notificamos. Si en dicho texto hacemos referencia a documentos es conveniente aportar también copia de los mismos en el envío.

En el párrafo final, si es necesario, estableceremos las acciones que requerimos al destinatario así como el plazo que le ofrecemos para ese requerimiento, explicando además en la medida de lo posible las acciones que tomaremos nosotros en caso de este plazo caduque sin respuesta por parte del destinatario. Si no es necesaria esta información y únicamente deseamos con nuestro escrito poner en conocimiento un hecho concreto al destinatario, bastará con una despedida cordial.

2. Estilo amable a la par que contundente

Está es una de las partes más delicadas acerca de cómo redactar un burofax. Normalmente el envío de un burofax es el último paso amistoso antes de iniciar acciones más incómodas generalmente para ambas partes. Por tanto, se entiende que como no deseamos dar pasos en esa dirección trataremos de utilizar un tono amistoso en nuestra comunicación. Pero claro está, también para evitar llegar a otros escenarios, debemos ser precisos y contundentes en lo que queremos expresar y lo que reclamamos al destinatario, para así dejar constancia de que si éste no se atiene a nuestra reclamación se expone sin ningún tipo de duda a nuestras acciones posteriores.

3. En caso de notificar un delito, siempre presunción de inocencia

Es importante además que si el hecho reclamado en la notificación puede ser constitutivo de delito utilicemos siempre la palabra “presunto”. Esta fórmula es necesaria porque debe mantenerse la presunción de inocencia hasta que haya una sentencia judicial, por tanto deberemos referirnos como “presunto delito” o “posible delito” antes de nombrar el hecho en cuestión.

4. Concreción, brevedad y precisión en el mensaje

Cuantos menos motivos de duda o indefinición deje nuestra comunicación más efectiva será y más fácil se lo pondremos al tribunal para realizar su veredicto en un proceso posterior. De igual forma, debemos expresar nuestras pretensiones sin dejar escapar detalle pero con la mayor brevedad y precisión posible, evitando entrar en lo anecdótico y centrándonos en nuestro objetivo principal. Esto también dificultará a la otra parte encontrar defectos de forma o incoherencias en nuestro mensaje. Normalmente, salvo excepciones justificadas, no deberíamos emplear más de una página en nuestro documento.

5. Documentación adicional a aportar

Como hemos explicado anteriormente, si en el texto principal de nuestro burofax hacemos referencia a algún documento que sea crucial en el problema que queremos resolver o notificar es muy conveniente aportar dicho documento. Por ejemplo, si estamos reclamando el importe de una factura con referencia XX, la cual alegamos está en poder del destinatario, es conveniente que aportemos copia de dicha factura en la comunicación del burofax, para evitar que el destinatario alegue que el importe o algún otro dato de esa factura no sea correcto o coincidente con la que obra en su poder.

En resumen, cada notificación tendrá un objetivo distinto y esto condiciona su redacción, pero esperamos que estas consideraciones acerca de cómo redactar un burofax sean útiles para que dicho objetivo se consiga una vez enviado nuestro burofax.

Video tutorial: Cómo redactar un burofax.

Otros video tutoriales en nuestro canal de Youtube.


Cómo enviar un burofax postal | Notificados

creado por Notificad@s 24 agosto 2016 10:13

Cómo enviar un burofax postal

En este artículo le mostramos cómo enviar un burofax vía internet con entrega en el domicilio del destinatario.

El proceso para enviar un burofax vía internet consta de 4 pasos sencillos:

  1. Preparación del documento
  2. Indicar remitente y destinatarios
  3. Confirmación
  4. Pago y envío

A continuación le describimos en detalle cada uno de estos pasos para enviar un burofax postal vía Internet desde la plataforma web de Notificados.

También puede seguir nuestro videotutorial  que le muestra de forma amena como enviar un burofax paso a paso.

1. Preparación del documento

El primer paso para enviar un burofax consiste en preparar la documentación que queremos enviar al destinatario. Para dicha preparación, Notificados proporciona la posibilidad de realizarla con tres alternativas complementarias entre sí.

  • Adjuntando un documento propio. Es decir, adjuntaremos un documento alojado en nuestro ordenador. Este documento podrá ser .pdf, o formato word, Excel o de imagen.
  • Introduciendo texto libre. En este caso utilizaremos el editor de Notificados para directamente introducir el texto que queremos enviar. Notificados generará automáticamente un archivo pdf con el texto aportado.
  • Utilización de documento plantilla predefinido. Esta tercera posibilidad es tal vez la forma más sencilla para enviar un burofax. Mediante ella Notificados proporciona modelos de documentos que puedan ajustarse a la necesidad del usuario. Por ejemplo, bajas de proveedores de telefonía, convocatoria de reuniones, juntas vecinales, etc…. El usuario únicamente debe rellenar los campos necesarios en cada caso y el motor de Notificados genera un archivo pdf con el documento predefinido y la información introducida. Para clientes corporativos Notificados también proporciona la posibilidad de utilizar modelos de plantillas propios del cliente.

Como decimos, las tres posibilidades son complementarias, por lo que podremos combinarlas o incluso adjuntar documentos sin límite en número. Si existe una limitación en cuanto al tamaño, no pudiendo superar 4 megabytes en cada documento unitario y 11 mbs en el documento final. Todos los documentos pdf aparecerán en nuestro Listado de documentos. Pulsando en Ver Documento Final veremos el resultado del documento único pdf a enviar. Si el documento final es correcto, deberemos marcar la opción “Acepto el documento final” para expresar de este modo la validación de la documentación que le llegará al destinatario.

En este primer paso podremos indicar también si deseamos contratar servicios adicionales al realizar el envío. Puede visitar nuestro blog para conocer cuándo y por qué solicitar estos servicios adicionales de Acuse de Recibo y/o Testimonio Notarial de Certificación de Contenido. Adicionalmente, podemos identificar nuestro burofax con una referencia propia, es decir, un identificador que nos permita localizar nuestro envío de manera más sencilla.

Además, podremos establecer un plazo para recibir una alerta posterior a la recepción del burofax. Esto nos permite recordar el cumplimiento del plazo a partir del cual podríamos realizar alguna acción posterior. Este servicio es gratuito y ofrecido únicamente por Notificados.

Finalmente, si lo deseamos podremos realizar la firma electrónica del documento con nuestro certificado digital. No obstante, indicar que todos los documentos de envío de Burofax de Notificados se firman digitalmente con sellado de tiempo por la propia plataforma, lo que garantiza tanto la inalterabilidad del documento como el momento temporal de su generación.

2. Indicar remitente y destinatarios

El segundo paso para enviar su burofax postal consiste en introducir el remitente de nuestro envío, el cual puede ser el predefinido en nuestro perfil de cliente. Notificados proporciona esta posibilidad para los usuarios que utilizan siempre el mismo remitente.  Así mismo, también es posible especificar un remitente concreto para cada envío. También deberemos introducir el o los destinatarios del documento. Por cada destinatario se generará un envío de burofax. El documento enviado será el mismo en cuanto a su contenido. Notificados también proporciona la posibilidad de poder enviar información concreta de cada destinatario en cada documento utilizando etiquetas o modelos de plantilla propios. Si desea más información contacte con nosotros.

3. Confirmación

En este tercer paso verificaremos la información introducida en los pasos anteriores para asegurarnos de que todo es correcto y acorde con lo que deseamos notificar. Podremos verificar el documento así como indicar si queremos o no contratar Acuse de Recibo y/o Testimonio Notarial de Certificación de Contenido. También en esta página visualizaremos el importe total del envío contratado. 

4. Pago y envío

Si nuestra cuenta de Notificados es Estándar, procederemos a realizar el pago eligiendo las opciones que ofrece Notificados (TPV virtual, Paypal o Prepagos). Para clientes corporativos este paso se omitirá pues el pago se realiza mensualmente por transferencia  o domiciliación bancaria.

Esperamos que este tutorial les haya sido de utilidad.  Si tiene cualquier pregunta o  desea más información, no dude en contactar con nosotros.

Videotutorial como enviar un burofax.

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Sobre Notificad@s...

Desde al año 2010 Notificad@s ofrece el servicio de notificación fehaciente (burofax) por vía postal y durante el año 2013 también por vía electrónica con entrega bajo DNI-e y otros certificados digitales reconocidos.

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