Como todos sabemos, las notificaciones fehacientes o las comunicaciones vía burofax pueden ir dirigidas a una persona física concreta o bien a una persona jurídica (empresa). En el segundo caso podría recibir el burofax cualquier persona que acredite ser representante de la empresa o simplemente pueda firmar el acuse de recibo con el sello que identifique a la organización destinataria. Es el caso de burofax a persona física el que suscita más complejidad, ya que suele ser habitual que no se encuentre en el domicilio el destinatario y sí otra persona que pueda hacerse cargo de recoger la comunicación. En este post trataremos de aclarar los supuestos que pueden ocurrir al ser recibido un burofax mediante terceros y la ley y/o jurisprudencia existente al respecto.

Recepción de un burofax por alguien que no es el destinatario en el domicilio de la notificación

Según  el Artículo 59 Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (ley por la que se rige, entre otras, el protocolo de Notificados):

“Cuando la notificación se practique en el domicilio del interesado, de no hallarse éste presente éste en el momento de entregarse la notificación podrá hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad.”

Por tanto podemos concluir que una notificación fehaciente es válida a todos los efectos cuando se realice en el domicilio indicado en la misma y ésta sea recibida por cualquier persona siempre y cuando resida en el domicilio del destinatario y en consecuencia lugar de la notificación.

Recepción de un burofax por conserjes o porteros

A este respecto la jurisprudencia apela a los usos y costumbres actuales, siendo especialmente relevantes las siguientes sentencias:

"Resulta suficiente en la realidad social contemporánea, con arreglo a los modos de vida imperantes, la vinculación directa e inmediata, pero múltiple, del portero con los propietarios o simplemente, vecinos del edificio, a los cuales sirve"
Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, de 11 de junio de 1992)

“En la actual estructura urbanística es uso y costumbre la existencia de un empleado de la comunidad (portero) encargado de recibir la correspondencia y distribuirla entre los ocupantes y vecinos. Existe una vinculación directa inmediata del portero con los vecinos del edificio al que sirve, por lo que ha de reputarse correcta la notificación efectuada al
portero de la finca"
Sentencia del Tribunal Supremo, de 20 de febrero de 1988.

"Son plenamente válidas y eficaces las notificaciones efectuadas en el domicilio a un familiar, pariente, empleado de hogar e, incluso, al portero o conserje de una comunidad, entendiendo existente una vinculación directa e inmediata del mismo con los copropietarios o vecinos, como empleado, aunque no exclusivo, del destinatario, y entre cuyas tareas, se encuentra la de recibir la correspondencia postal y distribuirla entre los vecinos”
 T.E.A.C., 16 de diciembre de 1996

 

Por tanto, podemos afirmar que un burofax entregado a persona distinta del destinatario pero recibida en el mismo domicilio, o bien recibida por el portero o conserje (o incluso por alguna persona representativa en el edificio que asuma la responsabilidad de recibir la notificación) es una notificación válida a todos los efectos.
Resaltar como siempre que el burofax siempre sería entregado previa recepción de firma, nombre, apellidos y dni de la persona que lo recibe, constituyendo prueba plena en cualquier caso de la entrega y de a quién ha sido entregado.

Mas información en www.notificados.com 

Enviar un burofax como forma de comunicación se asocia habitualmente a conflictos o situaciones poco agradables. Sin embargo, el burofax es el último instrumento considerado amistoso para resolver o dejar constancia de una situación entre dos partes, antes de iniciar acciones de carácter legal o jurídico que casi siempre son costosas o incómodas para ambas partes. Por tanto, utilizamos el envío de burofax para, en caso de que se desencadenen acciones posteriores a éste, tengamos pruebas fehacientes, es decir, pruebas que dan fe de forma indudable frente a instancias superiores, juzgados u organismos oficiales, de nuestra voluntad para resolver un conflicto y de haber puesto a su vez en conocimiento de la otra parte nuestros agravios sufridos o las exigencias concretas que nos creemos en el derecho de reclamar.

 A diferencia de la carta ordinaria o certificada, enviar un burofax nos permite, entre otras ventajas, obtener fehaciencia tanto de la entrega, con el acuse de recibo (servicio que también ofrece la carta certificada) como del contenido, con la certificación de texto. Para plantearnos entonces el envío de burofax ante un conflicto o situación con otra persona física o jurídica, tendremos que considerar si en el futuro deberemos disponer de pruebas para demostrar de manera fehaciente dos aspectos:

Resultado de la entrega: Mediante el Acuse de Recibo. En el caso de que el burofax sea entregado, deberá contener los datos del receptor (firma, nombre y apellidos y dni, o sello si es empresa) así como la fecha de entrega. Este documento será útil tanto si se entrega el burofax como si resulta ausente, desconocido, dirección incorrecta o rehusado por el destinatario. El documento de acuse de recibo no sólo prueba la entrega (y por tanto puesta en conocimiento del destinatario) sino que también evidencia, sea cual sea el resultado, nuestra voluntad de notificar amistosamente un hecho y el momento concreto en el que lo comunicamos (detalle especialmente importante en conflictos dependientes de plazos temporales, como fecha de facturas, finalización de contratos, etc….).

Contenido enviado: Mediante la Certificación de Texto. Esta prueba nos permite demostrar que el envío contiene lo que efectivamente decimos que hemos comunicado, sin dejar posibilidad a la otra parte para que alegue que no ha recibido aquello que decimos que hemos enviado.

Para la generación y custodia de ambas evidencias en la comunicación se necesita la intervención de un Tercero de Confianza Imparcial (en nuestro caso, Notificados) para la puesta a disposición del emisor de dichas evidencias bien a instancia de él mismo o de las instancias superiores que procedan. El tercero de confianza debe disponer de las pruebas durante al menos 5 años tras la comunicación, para poder facilitarlas en el momento que el emisor las necesite. Además, en el caso de Notificados, la certificación de contenido se testimonia notarialmente, introduciendo un tercero de confianza adicional, el Notario, que custodia las evidencias por tiempo indefinido.

En resumen, enviar un burofax nos asegura poder probar en el futuro tanto el resultado como el contenido de una comunicación. Además, en el caso de Notificados, tanto la modalidad de burofax postal como de burofax electrónico dispone de las mismas evidencias fehacientes.

Para finalizar, enumeraremos ejemplos concretos susceptibles de ser comunicados vía burofax:

• Impagos de factura.
• Reclamación de daños en inmuebles.
• Bajas de compañías servicios (telefonía, internet, tv, etc…).
• Comunicación de actas vecinales.
• Actas societarias.
• Finalización de contratos.
• Emisión de contratos.
• Comunicaciones de compañías de seguros, etc…

 Si deseas conocer que modalidad se ajusta mejor a tu situación particular, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

El DNI electrónico es el documento de identificación que acredita de forma física y digital la identidad personal de su titular y permite la firma electrónica de documentos. 

De esta forma, el DNI electrónico permite operar en el mundo digital de forma segura con la misma certeza que en el mundo físico, y firmar digitalmente documentos electrónicos, otorgándoles una validez jurídica equivalente a la que les proporciona la firma manuscrita. Con el DNI electrónico cualquier persona puede realizar múltiples gestiones a través de Internet con las Administraciones Públicas, con las empresas públicas y privadas y con otros ciudadanos.

Por tanto, el DNI Electrónico tiene tres funciones bien definidas:

-         Autenticación de la identidad del titular: Tanto como documento ordinario físico  (el dni tradicional) como autenticación digital en cualquier procedimiento en internet que lo requiera (mediante los datos incluidos en el chip integrado, que se limitan a datos personales, fotografía, firma y huella dactilar digitalizada).

 

-         Firma electrónica de documentos. También a partir del  Certificado de autenticación, que sirve para acreditar la identidad de su titular y el Certificado de firma, ambos incluidos en el chip integrado, que permite a su titular firmar documentos electrónicamente en plataformas telemáticas o mediante el uso de software que permitan la interconexión entre el lector de tarjetas y el propio documento.

 

-         Certificación de Integridad de un documento. Permite comprobar la validez de firmas electrónicas incluidas en documentos digitales así como medio para comprobar la inalterabilidad de dicho documento firmado.

 

Los certificados electrónicos reconocidos (por ejemplo el expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o FNMT) permiten igualmente realizar la firma electrónica de documentos garantizando que la identidad del firmante no sea suplantada.

Ambos instrumentos constituyen un cómodo método de autenticación para la realización de gestiones vía internet, de forma segura, a cualquier hora y sin desplazamientos, favoreciendo además el cuidado medioambiental con la eliminación del papel así como la eliminación de barreras para personas con discapacidad para el desplazamiento.

En el caso del Burofax Electrónico de Notificados, el uso obligatorio de dni electrónico o certificado digital reconocido por parte del destinatario en la recepción de la notificación equipara absolutamente su  fehaciencia  con el Burofax Postal, por la validez jurídica de la firma electrónica totalmente equivalente a la firma manuscrita.

Algunos ejemplos de uso de dni electrónico o certificado electrónico reconocido:

-          Presentación de declaraciones y modelos tributarios (IRPF, Sociedades, etc..). Además, en el caso de Empresas es obligatoria la presentación telemática del Impuesto de Sociedades vía certificado digital / dni electrónico desde 2014.

-          Pago de tributos (por ejemplo IBI)y multas de tráfico.

-          Seguridad Social: Obtención vida laboral, actualización de datos…

-          Acceso a catastro inmobiliario: Consulta de Referencias catastrales.

-          Banca electrónica

-          Firma de contratos privados

-          Acceso a envíos de notificaciones fehacientes (burofax).

 

Para más información: http://www.usatudni.es

La respuesta corta a la pregunta que encabeza esta entrada es "porque no identifican al receptor de la comunicación efectuada".

Ahora justifiquemos esta respuesta, para ello, deberíamos saber la respuesta a otra pregunta:

¿Qué es una comunicación fehaciente según la Legislación actual?

Una comunicación fehaciente es aquella con valor probatorio documental, en la que, según la Ley 1/2000, del 7 de Enero, de Enjuiciamiento Civil, deben quedar acreditados una serie de datos para que la documentación aportada como "fehaciente" asociada a dicha comunicación pueda tener la mayor fuerza probatoria.

¿Qué datos son necesarios que se acrediten para que una comunicación tenga valor probatorio según dicha Ley?

1. Hecho, acto o estado de cosas que se documenten, es decir se debe poder acreditar el contenido literal íntegro (resúmenes o algoritmos que resuman contenidos pueden ser desestimados y no serían válidos ya que diferirían del contenido literal íntegro enviado) así como el estado/s de la comunicación efectuada, incluyendo el resultado final de la entrega y teniendo en cuenta que para un estado final en el que se entregue la comunicación al destinatario, éste resultado de entrega sólo se podrá acreditar fehacientemente si se cuenta con el recibí por parte del destinatario (firma, NIF, nombre y apellidos para personas físicas, sello de empresa para personas jurídicas u otra identificación plena del receptor).
2. Fecha en la que se produce dicha comunicación y documentación, es decir se debe poder acreditar sin lugar a duda la fecha de emisión de la comunicación y del resto de documentación asociada a dicha comunicación, ya sea mediante soporte físico o electrónico.
3. Identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella, es decir, si se confía en un Tercero de Confianza (figura contemplada según la Ley 34/2002, del 11 de Julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico) se debe poder acreditar la identificación plena de las personas físicas que representan a dicho Tercero de Confianza imparcial y la identificación plena de las personas físicas o entidades jurídicas que actúan como receptores y destinatarios de la comunicación efectuada.

¿Cumple el SMS Certificado y/o el Correo Electrónico Certificado (email Certificado) lo indicado en la Ley?

NO, tanto el SMS Certificado como el Correo Electrónico Certificado, no dejan constancia de la recepción de la comunicación y por tanto no se puede demostrar que el destinatario la haya recibido; con estos soportes electrónicos sólo podremos obtener la confirmación de entrega (que se ha entregado al buzón o bandeja de entrada, pero no se identifica si el destinatario ha recibido la comunicación) o de lectura en el caso del correo electrónico (que se ha marcado como leído, pero no se identifica plenamente quién marcó la lectura del correo o quién lo ha recepcionado).

Para que una comunicación fehaciente conste como entregada, se deben consignar los datos de recepción del destinatario, que serán:

• Según la jurisprudencia actual en el caso de burofax postal: Nombre y apellido, firma y NIF del destinatario para personas físicas y/o mismos datos o sello para personas jurídicas.

• En el caso de comunicaciones fehacientes por vía electrónica (SMS, email u otro canal electrónico), conocidas como burofax electrónico: Firma electrónica del destinatario, emitida con certificado digital reconocido (propio o DNIe 1.0, 2.0 o 3.0). En este último caso de burofax electrónico Notificad@s es la única empresa privada que ofrece esta solución, ampliamente utilizada en los servicios de Administración Pública como la única fórmula de comunicación e identificación fehaciente (por ejemplo: presentación de la declaración de la renta para personas físicas o cualquier trámite para personas jurídicas en AEAT).

Estableciendo un paralelo con burofax postal, para que un burofax postal conste como entregado a efectos probatorios, es preciso recabar los datos identificativos de la persona que recepciona dicho burofax postal. ¿Podría darse como entregado a efectos probatorios un burofax postal que se dejase en el buzón del destinatario o debajo de la puerta de la dirección del destinatario sin la intervención del mismo?

NO, sería una prueba que no se podría considerar como FEHACIENTE, pues no hay datos identificativos según exige la Ley de la persona que recepciona dicha comunicación.

Igualmente, en el burofax electrónico, ¿podría darse como entregado a efectos probatorios por el simple hecho de enviar un SMS Certificado y/o un Correo Electrónico Certificado, con o sin intervención del destinatario para acceder al contenido (por ejemplo mediante pulsar en un enlace de internet para acceder al burofax electrónico), si no se identifica fehacientemente al destinatario que recibe dicha comunicación?

Evidentemente NO, en este caso el SMS Certificado y/o Correo Electrónico Certificado NO sería una prueba que se podría considerar como FEHACIENTE, pues la Legislación actual sólo equipara la firma electrónica reconocida (del destinatario) como de igual validez que la firma manuscrita.

Y ¿qué sucede si entre remitente y destinatario, previamente, hay un acuerdo en el que se acepta el SMS Certificado y/o Correo Electrónico Certificado como medio de comunicación fehaciente?
En este caso, si bien se sigue sin cumplir con la Legislación vigente, el remitente podrá defender que el medio utilizado para notificar ha sido válido según el contrato previo firmado (de la misma manera que sería "válido" cualquier otro canal de comunicación electrónico: Twitter, WhatsApp, otra red social y/o canal de comunicación electrónico), pero siempre tendrá el inconveniente añadido de no poder presentar dicha prueba como una comunicación fehaciente.

En el ámbito tecnológico actual, ha proliferado el uso de comunicaciones fehacientes electrónicas, como el SMS certificado o el Correo Electrónico Certificado, en las que sólo se puede certificar el contenido comunicado y la identidad del remitente, pues ambas tecnologías no permiten identificar por sí mismas identificar al destinatario y/o receptor de la comunicación.

Con el fin de evitar problemas desagradables y que la comunicación efectuada por el remitente sea desestimada como fehaciente, os aconsejamos que verifiquéis vosotros mismos si vuestro proveedor habitual de comunicaciones fehacientes cumple con la Legislación actual.

Notificad@s se ha como posicionado líder de notificación y comunicación fehaciente en el ámbito privado. Según el reciente estudio de mercado efectuado en Octubre de 2014, somos los únicos en el mercado que ofrecemos de forma conjunta servicio de burofax en modalidad postal y en modalidad electrónica que gozan de plena validez y se adecúan a la Legislación actual, incluso en el caso del burofax electrónico, donde el destinatario debe firmar electrónicamente (con su certificado digital reconocido, como por el ejemplo el nuevo DNIe 3.0) para recibir dicho burofax.

Para complementar nuestros servicios y su acreditación ante las autoridades que correspondan, durante 5 años desde la contratación del burofax, el remitente puede solicitar cuando lo precise:

• Acuse de Recibo: Contiene los datos identificativos del emisor y del receptor de la entrega que hemos citado en este artículo, tanto en modalidad postal como electrónica (en este caso se incluye firma electrónica reconocida del destinatario); se acredita fehacientemente el resultado de la entrega de un determinado envío de burofax (postal o electrónico).

• Testimonio Notarial de Certificación de Contenido: Contiene los datos identificativos del emisor y del receptor y el contenido literal íntegro de la comunicación de burofax efectuada en documento público firmado por Notario y expedido en Papel Timbrado Notarial; se acredita fehacientemente el contenido literal de un determinado envío de burofax (postal o electrónico)