Trataremos en este artículo de indagar en la definición de Notificación Certificada como concepto genérico, que en Notificados asumen tanto Burofax Postal como Burofax Electrónico, entendiendo por qué ambos tienen la categoría de Notificación Certificada y diferenciando de el de Comunicación Certificada. 

En esencia una Notificación Certificada es aquella que cumple con un determinado protocolo similar al de las Notificaciones Administrativas, esto es, realización de al menos dos intentos de entrega en días consecutivos con depósito de nota de paso para su recogida en la oficina de mensajería en caso de que ambos intentos sean ausentes. Esta característica es propia tanto de Burofax Postal de Notificados (dos intentos de entrega en el domicilio postal del destinatario) y de Burofax Electrónico (un aviso de Notificación Pendiente de Lectura vía SMS y hasta 3 avisos vía correo electrónico). Por otro lado, este protocolo es mucho más completo y exigente que el de las Cartas Certificadas (o Comunicación Certificada) que comprende un único intento de entrega.

Otra característica básica de las Notificaciones Certificadas es el grado de fehaciencia que conllevan. Una notificación certificada debe tener validez jurídica plena, esto es, ofrecer las evidencias fehacientes necesarias para que estas sean aportadas como prueba en un proceso judicial. Tanto el Burofax Postal como el Burofax Electrónico de Notificados son productos totalmente fehacientes pues permiten la contratación de Acuse de Recibo (fehaciencia de Entrega) y de Certificación de  Contenido (evidencia de contenido), certificación además que en Notificados puede testimoniarse notarialmente (Testimonio Notarial de Certificación de Contenido). En comparación con la carta certificada o comunicación certificada de Notificados, ésta sólo ofrece evidencia fehaciente respecto al contenido vía Acuse de Recibo.

No obstante, a la hora de optar por un producto de carácter totalmente fehaciente (Notificación Certificada o Burofax) o un producto parcialmente fehaciente (carta certificada o comunicación certificada) debemos considerar el hecho que estamos comunicando y la dimensión de la prueba que necesitamos. Es decir, todas estas formas de comunicar son absolutamente válidas y eficientes, lo importante es conocer en qué situaciones se deben utilizar unas u otras. A este respecto, recomendamos visitar una completa guía asistente para poder descifrar qué producto utilizar según nuestra necesidad. 

En este post explicaremos cómo enviar un burofax vía internet con entrega electrónica.

El proceso para enviar un burofax vía internet consta de 4 pasos sencillos:

1. Preparación del documento
2. Indicar remitente y destinatarios
3. Confirmación
4. Pago y envío

El burofax electrónico de Notificados es el único en el mercado que proporciona fehaciencia equiparable al burofax postal. Es por tanto actualmente el único servicio que tiene validez jurídica total tanto en prueba de entrega como de contenido. Este hecho se fundamenta en que el propio protocolo de funcionamiento del servicio, consistente en que el destinatario recibe una alerta vía email y/o sms con el enlace de internet a la notificación, la cual no podrá visualizar sin antes identificarse con su certificado digital reconocido o DNI electrónico, firma electrónica que según la legislación vigente es el único instrumento equiparable a la firma manuscrita.

1. Preparación del documento

En este primer paso prepararemos la documentación que queremos enviar al destinatario. Al igual que en el envío de un burofax postal, Notificados proporciona la posibilidad de realizarla con tres alternativas complementarias entre sí.

• Adjuntando un documento propio. Es decir, adjuntaremos un documento alojado en nuestro ordenador. Este documento podrá ser .pdf, o formato word, Excel o de imagen.
• Introduciendo texto libre. En este caso utilizaremos el editor de Notificados para directamente introducir el texto que queremos enviar. Notificados generará automáticamente un archivo pdf con el texto aportado.
• Utilización de documento plantilla predefinido. Esta tercera posibilidad es tal vez la forma más sencilla para enviar un burofax. Mediante ella Notificados proporciona modelos de documentos que puedan ajustarse a la necesidad del usuario. Por ejemplo, bajas de proveedores de telefonía, convocatoria de reuniones, juntas vecinales, etc…. El usuario únicamente debe rellenar los campos necesarios en cada caso y el motor de Notificados genera un archivo pdf con el documento predefinido y la información introducida. Para clientes corporativos Notificados también proporciona la posibilidad de utilizar modelos de plantillas propios del cliente.

Como decimos, las tres posibilidades son complementarias, por lo que podremos combinarlas o incluso adjuntar documentos sin límite en número. Si existe una limitación en cuanto al tamaño, no pudiendo superar 4 megabytes en cada documento unitario y 11 mbs en el documento final. Todos los documentos pdf aparecerán en nuestro Listado de documentos. Pulsando en Ver Documento Final veremos el resultado del documento único pdf a enviar. Si el documento final es correcto, deberemos marcar la opción “Acepto el documento final” para expresar de este modo la validación de la documentación que le llegará al destinatario.

En este primer paso podremos indicar también si deseamos contratar al realizar el envío el servicio a posteriori de Testimonio Notarial de Certificación de Contenido. En Notificados, el Acuse de Recibo de burofax electrónico está incluido en el precio del propio burofax. (Para resolver dudas acerca de cuándo y por qué solicitar servicios adicionales recomendamos encarecidamente visitar la entrada de este blog : https://www.notificados.com/blog/post/2014/04/15/Servicios-Adicionales-de-Burofax-Acuse-de-Recibo-y-Certificacion-de-Contenido.aspx)

Adicionalmente podemos identificar nuestro burofax con una referencia propia (es decir, un identificador que nos permita localizar nuestro envío de manera más sencilla). Además podremos establecer un plazo para recibir una alerta posterior a la recepción del burofax, de cara a recordarnos que ha pasado el plazo a partir del cual podríamos realizar alguna acción posterior. Este servicio es gratuito y ofrecido únicamente por Notificados.

Como particularidad del burofax electrónico, podemos indicar cuanto tiempo queremos que esté disponible la notificación para su acceso por parte del destinatario. Este plazo será por defecto de 10 días (mínimo obligatorio) y podremos indicar un máximo de 30.

Opcionalmente también podemos solicitar el Servicio de código PIN de verificación de identidad (SMS / OTP). Este servicio permite realizar una identificación previa del destinatario como evidencia complementaria. Contratando este servicio, se enviará un mensaje SMS con un código PIN (sistema One-Time Password / contraseña de un solo uso) al número de teléfono móvil del destinatario, código que éste deberá introducir para poder continuar con el proceso de recogida del envío.

Finalmente si lo deseamos podremos firmar electrónicamente el documento con nuestro certificado digital. No obstante, indicar que todos los documentos de envío de Burofax de Notificados se firman digitalmente con sellado de tiempo por la propia plataforma, lo que garantiza tanto la inalterabilidad del documento como el momento temporal de su generación.

2. Indicar remitente y destinatarios

El segundo paso para enviar su burofax postal consiste en introducir el remitente de nuestro envío, el cual puede ser el predefinido en nuestro perfil de cliente. Notificados proporciona esta posibilidad para los usuarios que utilizan siempre el mismo remitente.  Así mismo, también es posible especificar un remitente concreto para cada envío.

También deberemos introducir el o los destinatarios del documento. Deberemos indicar email y/o teléfono al que lleguen los avisos de notificación pendiente de lectura. Por cada destinatario se generará un envío de burofax. El documento enviado será el mismo en cuanto a su contenido. Notificados también proporciona la posibilidad de poder enviar información concreta de cada destinatario en cada documento utilizando etiquetas o modelos de plantilla propios (si desea más información contacte con nosotros desde https://www.notificados.com/publico/contacto.aspx).

3. Confirmación

En este tercer paso verificaremos la información introducida en los pasos anteriores para asegurarnos de que todo es correcto y acorde con lo que deseamos notificar. Podremos verificar el documento así como indicar si queremos o no contratar Testimonio Notarial de Certificación de Contenido.

También en esta página visualizaremos el importe total del envío contratado.

4. Pago y envío

Si nuestra cuenta de Notificados es Estándar, procederemos a realizar el pago eligiendo las opciones que ofrece Notificados (TPV virtual, Paypal o Prepagos). Para clientes corporativos este paso se omitirá pues el pago se realiza mensualmente por transferencia  o domiciliación bancaria.

Esperamos que este tutorial les haya sido de utilidad.  Si tiene cualquier pregunta o  desea más información, no dude en contactar con nosotros.

Video explicativo como enviar un burofax electrónico.

Videotutorial como enviar un burofax electrónico.

Conozca los conceptos básicos para redactar un burofax de forma eficiente.

Antes de hablar acerca de cómo redactar un burofax, hay que entender que el objetivo de la comunicación marcará el grueso de la redacción, siendo diferente en cada caso. Sin embargo, sí existen fórmulas o recursos genéricos que pueden potenciar la efectividad de nuestra comunicación.

Cuando nos vemos en la necesidad de realizar una notificación fehaciente, de la que podremos obtener evidencias de entrega y contenido, debemos tener en cuenta aquellos detalles o matices, en los que difieren de otro tipo de comunicaciones como una simple carta o comunicación ordinaria. Estos matices afectan fundamentalmente al orden y claridad de la comunicación, así como la concreción de la misma, y deben ser considerados cuando nos planteamos como redactar un burofax.

Debemos tener muy presente que el envío de un burofax así como las evidencias fehacientes son pruebas con plena validez jurídica en un posible proceso posterior. Será fundamental, por tanto, que estas pruebas estén expuestas de la mejor manera posible para que el encargado de evaluarlas (juez o tribunal competente) tenga bien claro fallar a nuestro favor y que, a su vez, el contenido del burofax no sea utilizado como una ventaja por la parte contraria debido a su indefinición o fallos de forma.

1. Estructura del documento clara

Parece obvio pero es importante que en el principio del documento aparezca en la parte superior bien definida, visible y clara los datos del remitente y el destinatario y que estos últimos coincidan absolutamente con los datos en los que se ha realizado la entrega. Hay que tener en cuenta que en el acuse de recibo aparecerán estos datos y normalmente serán comparados por el magistrado en un proceso judicial con los que aparezcan en el documento para acreditar así su correspondencia inequívoca. Por tanto, siempre hay que empezar la redacción indicando en la parte superior tanto destinatario como remitente, bien en las fórmulas estandarizadas para la carta ordinaria o en cualquier formato siempre que sea rotundamente claro.

Además de los datos de remitente y destinatario, es fundamental indicar la fecha en la que se ha realizado el documento. Este dato también hay que tomarlo en consideración pues si bien para la definición de plazos de respuesta la fecha importante es la de la entrega o resultado de la misma (rehusado, desconocido, etc…) la fecha del escrito es una información relevante para el dictamen de lo requerido en el documento.

Posteriormente en los párrafos centrales explicaremos el hecho por el que notificamos. Si en dicho texto hacemos referencia a documentos es conveniente aportar también copia de los mismos en el envío.

En el párrafo final, si es necesario, estableceremos las acciones que requerimos al destinatario así como el plazo que le ofrecemos para ese requerimiento, explicando además en la medida de lo posible las acciones que tomaremos nosotros en caso de este plazo caduque sin respuesta por parte del destinatario. Si no es necesaria esta información y únicamente deseamos con nuestro escrito poner en conocimiento un hecho concreto al destinatario, bastará con una despedida cordial.

2. Estilo amable a la par que contundente

Está es una de las partes más delicadas acerca de cómo redactar un burofax. Normalmente el envío de un burofax es el último paso amistoso antes de iniciar acciones más incómodas generalmente para ambas partes. Por tanto, se entiende que como no deseamos dar pasos en esa dirección trataremos de utilizar un tono amistoso en nuestra comunicación. Pero claro está, también para evitar llegar a otros escenarios, debemos ser precisos y contundentes en lo que queremos expresar y lo que reclamamos al destinatario, para así dejar constancia de que si éste no se atiene a nuestra reclamación se expone sin ningún tipo de duda a nuestras acciones posteriores.

3. En caso de notificar un delito, siempre presunción de inocencia

Es importante además que si el hecho reclamado en la notificación puede ser constitutivo de delito utilicemos siempre la palabra “presunto”. Esta fórmula es necesaria porque debe mantenerse la presunción de inocencia hasta que haya una sentencia judicial, por tanto deberemos referirnos como “presunto delito” o “posible delito” antes de nombrar el hecho en cuestión.

4. Concreción, brevedad y precisión en el mensaje

Cuantos menos motivos de duda o indefinición deje nuestra comunicación más efectiva será y más fácil se lo pondremos al tribunal para realizar su veredicto en un proceso posterior. De igual forma, debemos expresar nuestras pretensiones sin dejar escapar detalle pero con la mayor brevedad y precisión posible, evitando entrar en lo anecdótico y centrándonos en nuestro objetivo principal. Esto también dificultará a la otra parte encontrar defectos de forma o incoherencias en nuestro mensaje. Normalmente, salvo excepciones justificadas, no deberíamos emplear más de una página en nuestro documento.

5. Documentación adicional a aportar

Como hemos explicado anteriormente, si en el texto principal de nuestro burofax hacemos referencia a algún documento que sea crucial en el problema que queremos resolver o notificar es muy conveniente aportar dicho documento. Por ejemplo, si estamos reclamando el importe de una factura con referencia XX, la cual alegamos está en poder del destinatario, es conveniente que aportemos copia de dicha factura en la comunicación del burofax, para evitar que el destinatario alegue que el importe o algún otro dato de esa factura no sea correcto o coincidente con la que obra en su poder.

En resumen, cada notificación tendrá un objetivo distinto y esto condiciona su redacción, pero esperamos que estas consideraciones acerca de cómo redactar un burofax sean útiles para que dicho objetivo se consiga una vez enviado nuestro burofax.

Video tutorial: Cómo redactar un burofax.

Otros video tutoriales en nuestro canal de Youtube.

En este artículo le mostramos cómo enviar un burofax vía internet con entrega en el domicilio del destinatario.

El proceso para enviar un burofax vía internet consta de 4 pasos sencillos:

1. Preparación del documento
2. Indicar remitente y destinatarios
3. Confirmación
4. Pago y envío

A continuación le describimos en detalle cada uno de estos pasos para enviar un burofax postal vía Internet desde la plataforma web de Notificados.

También puede seguir nuestro videotutorial  que le muestra de forma amena como enviar un burofax paso a paso.

1. Preparación del documento

El primer paso para enviar un burofax consiste en preparar la documentación que queremos enviar al destinatario. Para dicha preparación, Notificados proporciona la posibilidad de realizarla con tres alternativas complementarias entre sí.

• Adjuntando un documento propio. Es decir, adjuntaremos un documento alojado en nuestro ordenador. Este documento podrá ser .pdf, o formato word, Excel o de imagen.
  
• Introduciendo texto libre. En este caso utilizaremos el editor de Notificados para directamente introducir el texto que queremos enviar. Notificados generará automáticamente un archivo pdf con el texto aportado.
  
• Utilización de documento plantilla predefinido. Esta tercera posibilidad es tal vez la forma más sencilla para enviar un burofax. Mediante ella Notificados proporciona modelos de documentos que puedan ajustarse a la necesidad del usuario. Por ejemplo, bajas de proveedores de telefonía, convocatoria de reuniones, juntas vecinales, etc…. El usuario únicamente debe rellenar los campos necesarios en cada caso y el motor de Notificados genera un archivo pdf con el documento predefinido y la información introducida. Para clientes corporativos Notificados también proporciona la posibilidad de utilizar modelos de plantillas propios del cliente.

Como decimos, las tres posibilidades son complementarias, por lo que podremos combinarlas o incluso adjuntar documentos sin límite en número. Si existe una limitación en cuanto al tamaño, no pudiendo superar 4 megabytes en cada documento unitario y 11 mbs en el documento final. Todos los documentos pdf aparecerán en nuestro Listado de documentos. Pulsando en Ver Documento Final veremos el resultado del documento único pdf a enviar. Si el documento final es correcto, deberemos marcar la opción “Acepto el documento final” para expresar de este modo la validación de la documentación que le llegará al destinatario.

En este primer paso podremos indicar también si deseamos contratar servicios adicionales al realizar el envío. Puede visitar nuestro blog para conocer cuándo y por qué solicitar estos servicios adicionales de Acuse de Recibo y/o Testimonio Notarial de Certificación de Contenido. Adicionalmente, podemos identificar nuestro burofax con una referencia propia, es decir, un identificador que nos permita localizar nuestro envío de manera más sencilla.

Además, podremos establecer un plazo para recibir una alerta posterior a la recepción del burofax. Esto nos permite recordar el cumplimiento del plazo a partir del cual podríamos realizar alguna acción posterior. Este servicio es gratuito y ofrecido únicamente por Notificados.

Finalmente, si lo deseamos podremos realizar la firma electrónica del documento con nuestro certificado digital. No obstante, indicar que todos los documentos de envío de Burofax de Notificados se firman digitalmente con sellado de tiempo por la propia plataforma, lo que garantiza tanto la inalterabilidad del documento como el momento temporal de su generación.

2. Indicar remitente y destinatarios

El segundo paso para enviar su burofax postal consiste en introducir el remitente de nuestro envío, el cual puede ser el predefinido en nuestro perfil de cliente. Notificados proporciona esta posibilidad para los usuarios que utilizan siempre el mismo remitente.  Así mismo, también es posible especificar un remitente concreto para cada envío. También deberemos introducir el o los destinatarios del documento. Por cada destinatario se generará un envío de burofax. El documento enviado será el mismo en cuanto a su contenido. Notificados también proporciona la posibilidad de poder enviar información concreta de cada destinatario en cada documento utilizando etiquetas o modelos de plantilla propios. Si desea más información contacte con nosotros.

3. Confirmación

En este tercer paso verificaremos la información introducida en los pasos anteriores para asegurarnos de que todo es correcto y acorde con lo que deseamos notificar. Podremos verificar el documento así como indicar si queremos o no contratar Acuse de Recibo y/o Testimonio Notarial de Certificación de Contenido. También en esta página visualizaremos el importe total del envío contratado. 

4. Pago y envío

Si nuestra cuenta de Notificados es Estándar, procederemos a realizar el pago eligiendo las opciones que ofrece Notificados (TPV virtual, Paypal o Prepagos). Para clientes corporativos este paso se omitirá pues el pago se realiza mensualmente por transferencia  o domiciliación bancaria.

Esperamos que este tutorial les haya sido de utilidad.  Si tiene cualquier pregunta o  desea más información, no dude en contactar con nosotros.

Videotutorial como enviar un burofax.

Cuando un burofax postal es dirigido a una comunidad de vecinos, el protocolo de entrega sufre alguna ligera modificación, relativo a quién tiene la facultad de recoger dicho burofax postal. Recordemos a este respecto lo indicando en la propia Ley de Propiedad Horizontal en el artículo 13 sobre quién compone los órganos de gobierno de la comunidad de vecinos:

1) La Junta de propietarios.

2) El presidente y, en su caso, los vicepresidentes.

3) El secretario.

4) El administrador.

En los estatutos, o por acuerdo mayoritario de la Junta de propietarios, podrán establecerse otros órganos de gobierno de la comunidad, sin que ello pueda suponer menoscabo alguno de las funciones y responsabilidades frente a terceros que esta Ley atribuye a los anteriores.

¿Qué quiere decir el artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal?

Que cualquier propietario de dicha comunidad de vecinos forma parte de los órganos de gobierno de la comunidad y, por tanto, puede recoger cualquier notificación dirigida a la comunidad de propietarios.

No obstante a lo anterior, es sabido que en las comunidades de vecinos, el administrador (si lo hubiese) y en caso contrario, el secretario y/o el presidente o vicepresidentes son los encargados principales de recibir la notificación, por el cargo que ostentan de representación.

Por ello, el protocolo de entrega de burofax postal de Notificad@s para comunidades de vecinos, consiste en intentar entrega el burofax postal al presidente / vicepresidentes y/o tesorero, y en caso de no poder localizar a ninguno de los anteriores, a cualquier otro propietario de dicha comunidad de vecinos u otras personas designadas específicamente por dicha comunidad de propietarios, como pudiese ser el portero de la finca o el administrador de la finca. Si no fuese posible efectuar la entrega, se deberá dejar nota de paso informativa en el buzón comunitario, si lo hubiese, o en cualquier otro lugar designado por dicha comunidad para la gestión y recepción de notificaciones así como realizar un nuevo intento de entrega domiciliaria en caso de la imposibilidad de efectuar la entrega en el primer intento.

Este modus operandi, se ajusta a lo indicado en la Ley de Propiedad Horizontal y a abundante jurisprudencia al respecto, especialmente en lo relacionado con la Ley General Tributaria que en su artículo 111, indica lo siguiente:

Artículo 111. Personas legitimadas para recibir las notificaciones. 

1) Cuando la notificación se practique en el lugar señalado al efecto por el obligado tributario o por su representante, o en el domicilio fiscal de uno u otro, de no hallarse presentes en el momento de la entrega, podrá hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en dicho lugar o domicilio y haga constar su identidad, así como los empleados de la comunidad de vecinos o de propietarios donde radique el lugar señalado a efectos de notificaciones o el domicilio fiscal del obligado o su representante.

2) El rechazo de la notificación realizado por el interesado o su representante implicará que se tenga por efectuada la misma.

Por ejemplo, acerca del artículo 111 de la Ley General Tributaria en la sentencia del Tribunal Supremo STS 4331/2015, se efectúa el siguiente razonamiento:

“Cuando el interesado o sus representantes no estén presentes en su domicilio en el momento de entregarse la notificación, puede recibir la misma tanto cualquier persona que se encuentre allí como cualquier empleado de la comunidad de vecinos o propietarios. Los requisitos que deben concurrir para que la notificación recibida por una tercera persona sea válida son: que dicha persona se encuentre en el domicilio del interesado en ausencia de éste y que haga constar su identidad (firma y número de DNI)”.

Hechos estos que argumentan y justifican el protocolo de Notificad@s definido en este artículo para la entrega de burofaxes postales como notificación fehaciente en comunidades de vecinos.

Para efectuar notificaciones a comunidades de vecinos, o para cualquier otro destinatario sea cual sea su naturaleza jurídica, puede utilizar el servicio de burofax postal de Notificad@s en www.notificados.com.