Notificaciones certificadas: Burofax Postal y Burofax Electrónico

creado por Notificad@s 14 junio 2017 14:14

Notificaciones certificadas: Burofax Postal y Burofax Electrónico

Trataremos en este artículo de indagar en la definición de Notificación Certificada como concepto genérico, que en Notificados asumen tanto Burofax Postal como Burofax Electrónico, entendiendo por qué ambos tienen la categoría de Notificación Certificada y diferenciando de el de Comunicación Certificada. 

En esencia una Notificación Certificada es aquella que cumple con un determinado protocolo similar al de las Notificaciones Administrativas, esto es, realización de al menos dos intentos de entrega en días consecutivos con depósito de nota de paso para su recogida en la oficina de mensajería en caso de que ambos intentos sean ausentes. Esta característica es propia tanto de Burofax Postal de Notificados (dos intentos de entrega en el domicilio postal del destinatario) y de Burofax Electrónico (un aviso de Notificación Pendiente de Lectura vía SMS y hasta 3 avisos vía correo electrónico). Por otro lado, este protocolo es mucho más completo y exigente que el de las Cartas Certificadas (o Comunicación Certificada) que comprende un único intento de entrega.

Otra característica básica de las Notificaciones Certificadas es el grado de fehaciencia que conllevan. Una notificación certificada debe tener validez jurídica plena, esto es, ofrecer las evidencias fehacientes necesarias para que estas sean aportadas como prueba en un proceso judicial. Tanto el Burofax Postal como el Burofax Electrónico de Notificados son productos totalmente fehacientes pues permiten la contratación de Acuse de Recibo (fehaciencia de Entrega) y de Certificación de  Contenido (evidencia de contenido), certificación además que en Notificados puede testimoniarse notarialmente (Testimonio Notarial de Certificación de Contenido). En comparación con la carta certificada o comunicación certificada de Notificados, ésta sólo ofrece evidencia fehaciente respecto al contenido vía Acuse de Recibo.

No obstante, a la hora de optar por un producto de carácter totalmente fehaciente (Notificación Certificada o Burofax) o un producto parcialmente fehaciente (carta certificada o comunicación certificada) debemos considerar el hecho que estamos comunicando y la dimensión de la prueba que necesitamos. Es decir, todas estas formas de comunicar son absolutamente válidas y eficientes, lo importante es conocer en qué situaciones se deben utilizar unas u otras. A este respecto, recomendamos visitar una completa guía asistente para poder descifrar qué producto utilizar según nuestra necesidad. 


Cómo enviar un burofax electrónico | Notificados

creado por Notificad@s 17 octubre 2016 12:00

Cómo enviar un burofax electrónico

En este post explicaremos cómo enviar un burofax vía internet con entrega electrónica.

El proceso para enviar un burofax vía internet consta de 4 pasos sencillos:

  1. Preparación del documento
  2. Indicar remitente y destinatarios
  3. Confirmación
  4. Pago y envío

El burofax electrónico de Notificados es el único en el mercado que proporciona fehaciencia equiparable al burofax postal. Es por tanto actualmente el único servicio que tiene validez jurídica total tanto en prueba de entrega como de contenido. Este hecho se fundamenta en que el propio protocolo de funcionamiento del servicio, consistente en que el destinatario recibe una alerta vía email y/o sms con el enlace de internet a la notificación, la cual no podrá visualizar sin antes identificarse con su certificado digital reconocido o DNI electrónico, firma electrónica que según la legislación vigente es el único instrumento equiparable a la firma manuscrita.

1. Preparación del documento

En este primer paso prepararemos la documentación que queremos enviar al destinatario. Al igual que en el envío de un burofax postal, Notificados proporciona la posibilidad de realizarla con tres alternativas complementarias entre sí.

  • Adjuntando un documento propio. Es decir, adjuntaremos un documento alojado en nuestro ordenador. Este documento podrá ser .pdf, o formato word, Excel o de imagen.
  • Introduciendo texto libre. En este caso utilizaremos el editor de Notificados para directamente introducir el texto que queremos enviar. Notificados generará automáticamente un archivo pdf con el texto aportado.
  • Utilización de documento plantilla predefinido. Esta tercera posibilidad es tal vez la forma más sencilla para enviar un burofax. Mediante ella Notificados proporciona modelos de documentos que puedan ajustarse a la necesidad del usuario. Por ejemplo, bajas de proveedores de telefonía, convocatoria de reuniones, juntas vecinales, etc…. El usuario únicamente debe rellenar los campos necesarios en cada caso y el motor de Notificados genera un archivo pdf con el documento predefinido y la información introducida. Para clientes corporativos Notificados también proporciona la posibilidad de utilizar modelos de plantillas propios del cliente.

Como decimos, las tres posibilidades son complementarias, por lo que podremos combinarlas o incluso adjuntar documentos sin límite en número. Si existe una limitación en cuanto al tamaño, no pudiendo superar 4 megabytes en cada documento unitario y 11 mbs en el documento final. Todos los documentos pdf aparecerán en nuestro Listado de documentos. Pulsando en Ver Documento Final veremos el resultado del documento único pdf a enviar. Si el documento final es correcto, deberemos marcar la opción “Acepto el documento final” para expresar de este modo la validación de la documentación que le llegará al destinatario.

En este primer paso podremos indicar también si deseamos contratar al realizar el envío el servicio a posteriori de Testimonio Notarial de Certificación de Contenido. En Notificados, el Acuse de Recibo de burofax electrónico está incluido en el precio del propio burofax. (Para resolver dudas acerca de cuándo y por qué solicitar servicios adicionales recomendamos encarecidamente visitar la entrada de este blog : https://www.notificados.com/blog/post/2014/04/15/Servicios-Adicionales-de-Burofax-Acuse-de-Recibo-y-Certificacion-de-Contenido.aspx)

Adicionalmente podemos identificar nuestro burofax con una referencia propia (es decir, un identificador que nos permita localizar nuestro envío de manera más sencilla). Además podremos establecer un plazo para recibir una alerta posterior a la recepción del burofax, de cara a recordarnos que ha pasado el plazo a partir del cual podríamos realizar alguna acción posterior. Este servicio es gratuito y ofrecido únicamente por Notificados.

Como particularidad del burofax electrónico, podemos indicar cuanto tiempo queremos que esté disponible la notificación para su acceso por parte del destinatario. Este plazo será por defecto de 10 días (mínimo obligatorio) y podremos indicar un máximo de 30.

Opcionalmente también podemos solicitar el Servicio de código PIN de verificación de identidad (SMS / OTP). Este servicio permite realizar una identificación previa del destinatario como evidencia complementaria. Contratando este servicio, se enviará un mensaje SMS con un código PIN (sistema One-Time Password / contraseña de un solo uso) al número de teléfono móvil del destinatario, código que éste deberá introducir para poder continuar con el proceso de recogida del envío.

Finalmente si lo deseamos podremos firmar electrónicamente el documento con nuestro certificado digital. No obstante, indicar que todos los documentos de envío de Burofax de Notificados se firman digitalmente con sellado de tiempo por la propia plataforma, lo que garantiza tanto la inalterabilidad del documento como el momento temporal de su generación.

2. Indicar remitente y destinatarios

El segundo paso para enviar su burofax postal consiste en introducir el remitente de nuestro envío, el cual puede ser el predefinido en nuestro perfil de cliente. Notificados proporciona esta posibilidad para los usuarios que utilizan siempre el mismo remitente.  Así mismo, también es posible especificar un remitente concreto para cada envío.

También deberemos introducir el o los destinatarios del documento. Deberemos indicar email y/o teléfono al que lleguen los avisos de notificación pendiente de lectura. Por cada destinatario se generará un envío de burofax. El documento enviado será el mismo en cuanto a su contenido. Notificados también proporciona la posibilidad de poder enviar información concreta de cada destinatario en cada documento utilizando etiquetas o modelos de plantilla propios (si desea más información contacte con nosotros desde https://www.notificados.com/publico/contacto.aspx).

3. Confirmación

En este tercer paso verificaremos la información introducida en los pasos anteriores para asegurarnos de que todo es correcto y acorde con lo que deseamos notificar. Podremos verificar el documento así como indicar si queremos o no contratar Testimonio Notarial de Certificación de Contenido.

También en esta página visualizaremos el importe total del envío contratado.

4. Pago y envío

Si nuestra cuenta de Notificados es Estándar, procederemos a realizar el pago eligiendo las opciones que ofrece Notificados (TPV virtual, Paypal o Prepagos). Para clientes corporativos este paso se omitirá pues el pago se realiza mensualmente por transferencia  o domiciliación bancaria.

Esperamos que este tutorial les haya sido de utilidad.  Si tiene cualquier pregunta o  desea más información, no dude en contactar con nosotros.

Video explicativo como enviar un burofax electrónico.

Videotutorial como enviar un burofax electrónico.

Sobre Notificad@s...

Desde al año 2010 Notificad@s ofrece el servicio de notificación fehaciente (burofax) por vía postal y durante el año 2013 también por vía electrónica con entrega bajo DNI-e y otros certificados digitales reconocidos.

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