Cómo enviar un burofax electrónico | Notificados

creado por Notificad@s 17 octubre 2016 12:00

Cómo enviar un burofax electrónico

En este post explicaremos cómo enviar un burofax vía internet con entrega electrónica.

El proceso para enviar un burofax vía internet consta de 4 pasos sencillos:

  1. Preparación del documento
  2. Indicar remitente y destinatarios
  3. Confirmación
  4. Pago y envío

El burofax electrónico de Notificados es el único en el mercado que proporciona fehaciencia equiparable al burofax postal. Es por tanto actualmente el único servicio que tiene validez jurídica total tanto en prueba de entrega como de contenido. Este hecho se fundamenta en que el propio protocolo de funcionamiento del servicio, consistente en que el destinatario recibe una alerta vía email y/o sms con el enlace de internet a la notificación, la cual no podrá visualizar sin antes identificarse con su certificado digital reconocido o DNI electrónico, firma electrónica que según la legislación vigente es el único instrumento equiparable a la firma manuscrita.

1. Preparación del documento

En este primer paso prepararemos la documentación que queremos enviar al destinatario. Al igual que en el envío de un burofax postal, Notificados proporciona la posibilidad de realizarla con tres alternativas complementarias entre sí.

  • Adjuntando un documento propio. Es decir, adjuntaremos un documento alojado en nuestro ordenador. Este documento podrá ser .pdf, o formato word, Excel o de imagen.
  • Introduciendo texto libre. En este caso utilizaremos el editor de Notificados para directamente introducir el texto que queremos enviar. Notificados generará automáticamente un archivo pdf con el texto aportado.
  • Utilización de documento plantilla predefinido. Esta tercera posibilidad es tal vez la forma más sencilla para enviar un burofax. Mediante ella Notificados proporciona modelos de documentos que puedan ajustarse a la necesidad del usuario. Por ejemplo, bajas de proveedores de telefonía, convocatoria de reuniones, juntas vecinales, etc…. El usuario únicamente debe rellenar los campos necesarios en cada caso y el motor de Notificados genera un archivo pdf con el documento predefinido y la información introducida. Para clientes corporativos Notificados también proporciona la posibilidad de utilizar modelos de plantillas propios del cliente.

Como decimos, las tres posibilidades son complementarias, por lo que podremos combinarlas o incluso adjuntar documentos sin límite en número. Si existe una limitación en cuanto al tamaño, no pudiendo superar 4 megabytes en cada documento unitario y 11 mbs en el documento final. Todos los documentos pdf aparecerán en nuestro Listado de documentos. Pulsando en Ver Documento Final veremos el resultado del documento único pdf a enviar. Si el documento final es correcto, deberemos marcar la opción “Acepto el documento final” para expresar de este modo la validación de la documentación que le llegará al destinatario.

En este primer paso podremos indicar también si deseamos contratar al realizar el envío el servicio a posteriori de Testimonio Notarial de Certificación de Contenido. En Notificados, el Acuse de Recibo de burofax electrónico está incluido en el precio del propio burofax. (Para resolver dudas acerca de cuándo y por qué solicitar servicios adicionales recomendamos encarecidamente visitar la entrada de este blog : https://www.notificados.com/blog/post/2014/04/15/Servicios-Adicionales-de-Burofax-Acuse-de-Recibo-y-Certificacion-de-Contenido.aspx)

Adicionalmente podemos identificar nuestro burofax con una referencia propia (es decir, un identificador que nos permita localizar nuestro envío de manera más sencilla). Además podremos establecer un plazo para recibir una alerta posterior a la recepción del burofax, de cara a recordarnos que ha pasado el plazo a partir del cual podríamos realizar alguna acción posterior. Este servicio es gratuito y ofrecido únicamente por Notificados.

Como particularidad del burofax electrónico, podemos indicar cuanto tiempo queremos que esté disponible la notificación para su acceso por parte del destinatario. Este plazo será por defecto de 10 días (mínimo obligatorio) y podremos indicar un máximo de 30.

Opcionalmente también podemos solicitar el Servicio de código PIN de verificación de identidad (SMS / OTP). Este servicio permite realizar una identificación previa del destinatario como evidencia complementaria. Contratando este servicio, se enviará un mensaje SMS con un código PIN (sistema One-Time Password / contraseña de un solo uso) al número de teléfono móvil del destinatario, código que éste deberá introducir para poder continuar con el proceso de recogida del envío.

Finalmente si lo deseamos podremos firmar electrónicamente el documento con nuestro certificado digital. No obstante, indicar que todos los documentos de envío de Burofax de Notificados se firman digitalmente con sellado de tiempo por la propia plataforma, lo que garantiza tanto la inalterabilidad del documento como el momento temporal de su generación.

2. Indicar remitente y destinatarios

El segundo paso para enviar su burofax postal consiste en introducir el remitente de nuestro envío, el cual puede ser el predefinido en nuestro perfil de cliente. Notificados proporciona esta posibilidad para los usuarios que utilizan siempre el mismo remitente.  Así mismo, también es posible especificar un remitente concreto para cada envío.

También deberemos introducir el o los destinatarios del documento. Deberemos indicar email y/o teléfono al que lleguen los avisos de notificación pendiente de lectura. Por cada destinatario se generará un envío de burofax. El documento enviado será el mismo en cuanto a su contenido. Notificados también proporciona la posibilidad de poder enviar información concreta de cada destinatario en cada documento utilizando etiquetas o modelos de plantilla propios (si desea más información contacte con nosotros desde https://www.notificados.com/publico/contacto.aspx).

3. Confirmación

En este tercer paso verificaremos la información introducida en los pasos anteriores para asegurarnos de que todo es correcto y acorde con lo que deseamos notificar. Podremos verificar el documento así como indicar si queremos o no contratar Testimonio Notarial de Certificación de Contenido.

También en esta página visualizaremos el importe total del envío contratado.

4. Pago y envío

Si nuestra cuenta de Notificados es Estándar, procederemos a realizar el pago eligiendo las opciones que ofrece Notificados (TPV virtual, Paypal o Prepagos). Para clientes corporativos este paso se omitirá pues el pago se realiza mensualmente por transferencia  o domiciliación bancaria.

Esperamos que este tutorial les haya sido de utilidad.  Si tiene cualquier pregunta o  desea más información, no dude en contactar con nosotros.

Video explicativo como enviar un burofax electrónico.

Videotutorial como enviar un burofax electrónico.


El SMS y Correo Electrónico Certificados NO son pruebas fehacientes

creado por Notificad@s 13 enero 2015 15:30

Sms Certificado Correo Electronico Certificado

La respuesta corta a la pregunta que encabeza esta entrada es "porque no identifican al receptor de la comunicación efectuada".

Ahora justifiquemos esta respuesta, para ello, deberíamos saber la respuesta a otra pregunta:

¿Qué es una comunicación fehaciente según la Legislación actual?

Una comunicación fehaciente es aquella con valor probatorio documental, en la que, según la Ley 1/2000, del 7 de Enero, de Enjuiciamiento Civil, deben quedar acreditados una serie de datos para que la documentación aportada como "fehaciente" asociada a dicha comunicación pueda tener la mayor fuerza probatoria.

¿Qué datos son necesarios que se acrediten para que una comunicación tenga valor probatorio según dicha Ley?

  1. Hecho, acto o estado de cosas que se documenten, es decir se debe poder acreditar el contenido literal íntegro (resúmenes o algoritmos que resuman contenidos pueden ser desestimados y no serían válidos ya que diferirían del contenido literal íntegro enviado) así como el estado/s de la comunicación efectuada, incluyendo el resultado final de la entrega y teniendo en cuenta que para un estado final en el que se entregue la comunicación al destinatario, éste resultado de entrega sólo se podrá acreditar fehacientemente si se cuenta con el recibí por parte del destinatario (firma, NIF, nombre y apellidos para personas físicas, sello de empresa para personas jurídicas u otra identificación plena del receptor).
  2. Fecha en la que se produce dicha comunicación y documentación, es decir se debe poder acreditar sin lugar a duda la fecha de emisión de la comunicación y del resto de documentación asociada a dicha comunicación, ya sea mediante soporte físico o electrónico.
  3. Identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella, es decir, si se confía en un Tercero de Confianza (figura contemplada según la Ley 34/2002, del 11 de Julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico) se debe poder acreditar la identificación plena de las personas físicas que representan a dicho Tercero de Confianza imparcial y la identificación plena de las personas físicas o entidades jurídicas que actúan como receptores y destinatarios de la comunicación efectuada.

¿Cumple el SMS Certificado y/o el Correo Electrónico Certificado (email Certificado) lo indicado en la Ley?

NO, tanto el SMS Certificado como el Correo Electrónico Certificado, no dejan constancia de la recepción de la comunicación y por tanto no se puede demostrar que el destinatario la haya recibido; con estos soportes electrónicos sólo podremos obtener la confirmación de entrega (que se ha entregado al buzón o bandeja de entrada, pero no se identifica si el destinatario ha recibido la comunicación) o de lectura en el caso del correo electrónico (que se ha marcado como leído, pero no se identifica plenamente quién marcó la lectura del correo o quién lo ha recepcionado).

Para que una comunicación fehaciente conste como entregada, se deben consignar los datos de recepción del destinatario, que serán:

  • Según la jurisprudencia actual en el caso de burofax postal: Nombre y apellido, firma y NIF del destinatario para personas físicas y/o mismos datos o sello para personas jurídicas.
  • En el caso de comunicaciones fehacientes por vía electrónica (SMS, email u otro canal electrónico), conocidas como burofax electrónico: Firma electrónica del destinatario, emitida con certificado digital reconocido (propio o DNIe 1.0, 2.0 o 3.0). En este último caso de burofax electrónico Notificad@s es la única empresa privada que ofrece esta solución, ampliamente utilizada en los servicios de Administración Pública como la única fórmula de comunicación e identificación fehaciente (por ejemplo: presentación de la declaración de la renta para personas físicas o cualquier trámite para personas jurídicas en AEAT).

Estableciendo un paralelo con burofax postal, para que un burofax postal conste como entregado a efectos probatorios, es preciso recabar los datos identificativos de la persona que recepciona dicho burofax postal. ¿Podría darse como entregado a efectos probatorios un burofax postal que se dejase en el buzón del destinatario o debajo de la puerta de la dirección del destinatario sin la intervención del mismo?

NO, sería una prueba que no se podría considerar como FEHACIENTE, pues no hay datos identificativos según exige la Ley de la persona que recepciona dicha comunicación.

Igualmente, en el burofax electrónico, ¿podría darse como entregado a efectos probatorios por el simple hecho de enviar un SMS Certificado y/o un Correo Electrónico Certificado, con o sin intervención del destinatario para acceder al contenido (por ejemplo mediante pulsar en un enlace de internet para acceder al burofax electrónico), si no se identifica fehacientemente al destinatario que recibe dicha comunicación?

Evidentemente NO, en este caso el SMS Certificado y/o Correo Electrónico Certificado NO sería una prueba que se podría considerar como FEHACIENTE, pues la Legislación actual sólo equipara la firma electrónica reconocida (del destinatario) como de igual validez que la firma manuscrita.

Y ¿qué sucede si entre remitente y destinatario, previamente, hay un acuerdo en el que se acepta el SMS Certificado y/o Correo Electrónico Certificado como medio de comunicación fehaciente?
En este caso, si bien se sigue sin cumplir con la Legislación vigente, el remitente podrá defender que el medio utilizado para notificar ha sido válido según el contrato previo firmado (de la misma manera que sería "válido" cualquier otro canal de comunicación electrónico: Twitter, WhatsApp, otra red social y/o canal de comunicación electrónico), pero siempre tendrá el inconveniente añadido de no poder presentar dicha prueba como una comunicación fehaciente.

En el ámbito tecnológico actual, ha proliferado el uso de comunicaciones fehacientes electrónicas, como el SMS certificado o el Correo Electrónico Certificado, en las que sólo se puede certificar el contenido comunicado y la identidad del remitente, pues ambas tecnologías no permiten identificar por sí mismas identificar al destinatario y/o receptor de la comunicación.

Con el fin de evitar problemas desagradables y que la comunicación efectuada por el remitente sea desestimada como fehaciente, os aconsejamos que verifiquéis vosotros mismos si vuestro proveedor habitual de comunicaciones fehacientes cumple con la Legislación actual.

Notificad@s se ha como posicionado líder de notificación y comunicación fehaciente en el ámbito privado. Según el reciente estudio de mercado efectuado en Octubre de 2014, somos los únicos en el mercado que ofrecemos de forma conjunta servicio de burofax en modalidad postal y en modalidad electrónica que gozan de plena validez y se adecúan a la Legislación actual, incluso en el caso del burofax electrónico, donde el destinatario debe firmar electrónicamente (con su certificado digital reconocido, como por el ejemplo el nuevo DNIe 3.0) para recibir dicho burofax.

Para complementar nuestros servicios y su acreditación ante las autoridades que correspondan, durante 5 años desde la contratación del burofax, el remitente puede solicitar cuando lo precise:

  • Acuse de Recibo: Contiene los datos identificativos del emisor y del receptor de la entrega que hemos citado en este artículo, tanto en modalidad postal como electrónica (en este caso se incluye firma electrónica reconocida del destinatario); se acredita fehacientemente el resultado de la entrega de un determinado envío de burofax (postal o electrónico).
  • Testimonio Notarial de Certificación de Contenido: Contiene los datos identificativos del emisor y del receptor y el contenido literal íntegro de la comunicación de burofax efectuada en documento público firmado por Notario y expedido en Papel Timbrado Notarial; se acredita fehacientemente el contenido literal de un determinado envío de burofax (postal o electrónico)

ACTUALIZACIÓN AGOSTO/2016

Como complemento a nuestros productos que garantizan plena fehaciencia (burofax postal y burofax electrónico), hemos creado un producto de carácter probatorio con menor grado de fehaciencia (pues como se indica en este artículo esta tecnología no permite identificar al receptor de la comunicación efectuada): la comunicación certificada electrónica de Notificad@s permite la imposición online de una comunicación (uno o más documentos sin límite de caracteres) que será remitida al destinatario por SMS y/o Email certificado, puede ampliar información y/o contratar este servicio desde www.notificados.com.

¿Quieres saber cómo realizar una notificación fehaciente ?

creado por Notificad@s 13 marzo 2013 09:47
Actualmente, gran multitud de personas físicas y entidades jurídicas precisan demostrar, bajo un gran abanico de diferentes ámbitos, que han efectuado una determinada comunicación de forma fehaciente.

El primer consejo para evitar problemas en el futuro, es poner las bases en el presente para que dichos problemas no puedan llegar a producirse; lamentablemente, nuestra naturaleza confiada nos hace pasar por alto este consejo y frecuentemente se resuelven contratos, acuerdos u otras cuestiones muy importantes de forma que no hay constancia fehaciente de todas las partes implicadas (oralmente o con un apretón de manos, por ejemplo).

Si en un hipotético problema derivado de la cuestión tratada hay que demostrar sin lugar a dudas lo que se acordó, precisamos tener una herramienta que nos permita acreditar y certificar lo acordado fehacientemente. Por tanto, para evitar problemas y situaciones incómodas o desagradables es absolutamente necesaria una comunicación fehaciente.

¿Y qué es una comunicación fehaciente? Es una comunicación con valor probatorio documental, en la que, según la Ley 1/2000, del 7 de Enero, de Enjuiciamiento Civil, deben quedar acreditados una serie de datos para que la documentación aportada como "fehaciente" pueda tener fuerza probatoria.

¿Qué datos son necesarios que se acrediten para que una comunicación tenga valor probatorio según dicha Ley?
  1. Hecho, acto o estado de cosas que se documenten, es decir se debe poder acreditar el contenido literal íntegro (resúmenes o algoritmos que resuman contenidos pueden ser desestimados y no serían válidos ya que diferirían del contenido literal íntegro enviado) así como el estado/s de la comunicación efectuada, incluyendo el resultado final de la entrega y teniendo en cuenta que para un estado final en el que se entregue la comunicación al destinatario, éste resultado de entrega sólo se podrá acreditar fehacientemente si se cuenta con el recibí por parte del destinatario (firma, NIF, nombre y apellidos para personas físicas, sello de empresa para personas jurídicas u otra identificación plena del receptor).
  2. Fecha en la que se produce dicha comunicación y documentación, es decir se debe poder acreditar sin lugar a duda la fecha de emisión de la comunicación y del resto de documentación asociada a dicha comunicación, ya sea mediante soporte físico o electrónico.
  3. Identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella, es decir, si se confía en un Tercero de Confianza (figura contemplada según la Ley 34/2002, del 11 de Julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico) se debe poder acreditar la identificación plena de las personas físicas que representan a dicho Tercero de Confianza imparcial y la identificación plena de las personas físicas o entidades jurídicas que actúan como receptores y destinatarios de la comunicación efectuada.
Según la legislación vigente, y la jurisprencia al respecto hasta la fecha, el burofax se está aceptando como comunicación fehaciente, debido a que se acredita tanto el contenido literal o íntegro de la comunicación efectuada, así como la identidad del remitente, del destinatario, del resultado de la entrega (y cuando es entregado de la identidad de la persona que recepciona el burofax) y de la entidad o entidades que actúan como mediadores imparciales o Terceros de Confianza en la tramitación del burofax.

Es por ello que el uso del burofax se hace imprescindible respecto a otros productos que NO pueden acreditar el carácter probatorio en la forma y contenido que hemos explicado, como por ejemplo, los siguientes productos:

  1. El correo certificado, ya que no deja constancia del contenido literal objeto de la comunicación y no se puede demostrar por tanto que el destinatario haya recibo lo que el remitente dice haber enviado.
  2. El fax, ya que no deja constancia de la recepción del documento y no se puede demostrar por tanto que el destinatario haya recibido la comunicación.
  3. El correo electrónico certificado o el SMS certificado, ya que no deja constancia de la recepción de la comunicación y por tanto no se puede demostrar que el destinatario la haya recibido; con estos soportes electrónicos sólo podremos obtener la confirmación de entrega (que se ha entregado al buzón o bandeja de entrada, pero no se identifica si el destinatario ha recibido la comunicación) o de lectura en el caso del correo electrónico (que se ha marcado como leído, pero no se identifica plenamente quién marcó la lectura del correo o quién lo ha recepcionado).
En el ámbito tecnológico actual, ha proliferado el uso de comunicaciones fehacientes electrónicas, como el correo electrónico certificado o el SMS certificado, en las que sólo se puede certificar el contenido comunicado y la identidad del remitente, pues ambas tecnologías no permiten identificar por sí mismas identificar al destinatario y/o receptor de la comunicación.

Con el fin de evitar problemas desagradables y que la comunicación efectuada por el remitente sea desestimada como fehaciente, os recomendamos encarecidamente que sólo uséis comunicaciones 100% fehacientes como las llevadas a cabo por nuestra plataforma, que siempre serán entregadas bajo acreditación previa del destinatario o receptor de la comunicación, ya sean estas hechas por medios postales o electrónicos.

 

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Burofax | Legal

Sobre Notificad@s...

Desde al año 2010 Notificad@s ofrece el servicio de notificación fehaciente (burofax) por vía postal y durante el año 2013 también por vía electrónica con entrega bajo DNI-e y otros certificados digitales reconocidos.

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