Conozca los conceptos básicos para redactar un burofax de forma eficiente.

Antes de hablar acerca de cómo redactar un burofax, hay que entender que el objetivo de la comunicación marcará el grueso de la redacción, siendo diferente en cada caso. Sin embargo, sí existen fórmulas o recursos genéricos que pueden potenciar la efectividad de nuestra comunicación.

Cuando nos vemos en la necesidad de realizar una notificación fehaciente, de la que podremos obtener evidencias de entrega y contenido, debemos tener en cuenta aquellos detalles o matices, en los que difieren de otro tipo de comunicaciones como una simple carta o comunicación ordinaria. Estos matices afectan fundamentalmente al orden y claridad de la comunicación, así como la concreción de la misma, y deben ser considerados cuando nos planteamos como redactar un burofax.

Debemos tener muy presente que el envío de un burofax así como las evidencias fehacientes son pruebas con plena validez jurídica en un posible proceso posterior. Será fundamental, por tanto, que estas pruebas estén expuestas de la mejor manera posible para que el encargado de evaluarlas (juez o tribunal competente) tenga bien claro fallar a nuestro favor y que, a su vez, el contenido del burofax no sea utilizado como una ventaja por la parte contraria debido a su indefinición o fallos de forma.

1. Estructura del documento clara

Parece obvio pero es importante que en el principio del documento aparezca en la parte superior bien definida, visible y clara los datos del remitente y el destinatario y que estos últimos coincidan absolutamente con los datos en los que se ha realizado la entrega. Hay que tener en cuenta que en el acuse de recibo aparecerán estos datos y normalmente serán comparados por el magistrado en un proceso judicial con los que aparezcan en el documento para acreditar así su correspondencia inequívoca. Por tanto, siempre hay que empezar la redacción indicando en la parte superior tanto destinatario como remitente, bien en las fórmulas estandarizadas para la carta ordinaria o en cualquier formato siempre que sea rotundamente claro.

Además de los datos de remitente y destinatario, es fundamental indicar la fecha en la que se ha realizado el documento. Este dato también hay que tomarlo en consideración pues si bien para la definición de plazos de respuesta la fecha importante es la de la entrega o resultado de la misma (rehusado, desconocido, etc…) la fecha del escrito es una información relevante para el dictamen de lo requerido en el documento.

Posteriormente en los párrafos centrales explicaremos el hecho por el que notificamos. Si en dicho texto hacemos referencia a documentos es conveniente aportar también copia de los mismos en el envío.

En el párrafo final, si es necesario, estableceremos las acciones que requerimos al destinatario así como el plazo que le ofrecemos para ese requerimiento, explicando además en la medida de lo posible las acciones que tomaremos nosotros en caso de este plazo caduque sin respuesta por parte del destinatario. Si no es necesaria esta información y únicamente deseamos con nuestro escrito poner en conocimiento un hecho concreto al destinatario, bastará con una despedida cordial.

2. Estilo amable a la par que contundente

Está es una de las partes más delicadas acerca de cómo redactar un burofax. Normalmente el envío de un burofax es el último paso amistoso antes de iniciar acciones más incómodas generalmente para ambas partes. Por tanto, se entiende que como no deseamos dar pasos en esa dirección trataremos de utilizar un tono amistoso en nuestra comunicación. Pero claro está, también para evitar llegar a otros escenarios, debemos ser precisos y contundentes en lo que queremos expresar y lo que reclamamos al destinatario, para así dejar constancia de que si éste no se atiene a nuestra reclamación se expone sin ningún tipo de duda a nuestras acciones posteriores.

3. En caso de notificar un delito, siempre presunción de inocencia

Es importante además que si el hecho reclamado en la notificación puede ser constitutivo de delito utilicemos siempre la palabra “presunto”. Esta fórmula es necesaria porque debe mantenerse la presunción de inocencia hasta que haya una sentencia judicial, por tanto deberemos referirnos como “presunto delito” o “posible delito” antes de nombrar el hecho en cuestión.

4. Concreción, brevedad y precisión en el mensaje

Cuantos menos motivos de duda o indefinición deje nuestra comunicación más efectiva será y más fácil se lo pondremos al tribunal para realizar su veredicto en un proceso posterior. De igual forma, debemos expresar nuestras pretensiones sin dejar escapar detalle pero con la mayor brevedad y precisión posible, evitando entrar en lo anecdótico y centrándonos en nuestro objetivo principal. Esto también dificultará a la otra parte encontrar defectos de forma o incoherencias en nuestro mensaje. Normalmente, salvo excepciones justificadas, no deberíamos emplear más de una página en nuestro documento.

5. Documentación adicional a aportar

Como hemos explicado anteriormente, si en el texto principal de nuestro burofax hacemos referencia a algún documento que sea crucial en el problema que queremos resolver o notificar es muy conveniente aportar dicho documento. Por ejemplo, si estamos reclamando el importe de una factura con referencia XX, la cual alegamos está en poder del destinatario, es conveniente que aportemos copia de dicha factura en la comunicación del burofax, para evitar que el destinatario alegue que el importe o algún otro dato de esa factura no sea correcto o coincidente con la que obra en su poder.

En resumen, cada notificación tendrá un objetivo distinto y esto condiciona su redacción, pero esperamos que estas consideraciones acerca de cómo redactar un burofax sean útiles para que dicho objetivo se consiga una vez enviado nuestro burofax.

Video tutorial: Cómo redactar un burofax.

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256 millones de euros son los que adeudan los bancos a las comunidades de vecinos, pero no solo ellos. Los vecinos que pueden pagar y no lo hacen o aquellos a los que les es imposible aún siguen siendo numerosos por toda España.

La mejor forma de proceder ante estos casos y antes de recurrir a los tribunales, es la reclamación de la cantidad adeudada vía burofax. Como indicamos, 256 millones de euros son los que deben las entidades bancarias a las comunidades de vecinos. Los impagos de viviendas han propiciado que los bancos y cajas de ahorro acumulen ya más de 150.000 pisos en su poder, un elevado número de inmuebles que tampoco pueden vender o al menos no a los precios que éstos desearían.

Los pisos siguen en poder del banco pero también siguen, por supuesto, estando ubicados en comunidades de vecinos. Y, en muchas ocasiones, estos vecinos no perciben por parte de las entidades ni un solo euro de los diferentes pagos anuales que se efectúan en toda comunidad que se precie, cantidades que son importantes para hacer frente a los diferentes gastos. En definitiva, una cifra alarmante que pone, a muchas de estas comunidades, al borde de la quiebra y poniendo en peligro servicios más básicos como el de la luz, el ascensor o la limpieza.

En los últimos meses, el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE) ha elevado el número de informes y acciones de denuncia ante tales impagos y exigen a los poderes públicos recursos legales para combatir la morosidad. Y es que las comunidades de vecinos ya acumulan más de 1.600 millones de euros en deudas. Pero no solo son los bancos los morosos en este tipo de comunidades, donde los vecinos que mantienen sus pagos al día se muestran impotentes ante el impago de las entidades y, sobre todo, de otros vecinos que, aunque no pagan, siguen haciendo uso de los servicios comunes. Por circunstancias económicas, muchas familias deciden dejar de pagar las cuotas de la comunidad por falta de liquidez en sus hogares. La mayoría de las comunidades se muestran solidarias y permiten el retraso de los pagos hasta que la situación mejore en estos casos.

Sin embargo, hay otras viviendas que pese a que sus inquilinos disponen de liquidez no quieren oír ni hablar de gastos de comunidad y deciden, un buen día, dejar de pagarlos pero no sin ello dejar de utilizar servicios como el uso del ascensor, la luz de la escalera o dejar de hacer frente a su responsabilidad y no pagar aquella derrama que se acordó en su momento.

La primera forma de actuar ante los casos de vecinos morosos es mediante el consenso y la cordialidad, pero si transcurrido un mes más de impago dicho vecino no paga, lo mejor será efectuar una notificación fehaciente. Según la CGCAFE, los vecinos pueden reunirse en una Junta Extraordinaria y acordar la liquidación de la deuda, pero no siempre se llega a un acuerdo por lo que es aconsejable enviar otro burofax al moroso avisándole de una denuncia legal contra el pago de la misma.

Para notificar fehacientemente al propietario moroso (sea una entidad bancaria, una entidad jurídica o una persona física) el burofax es el único medio que acredita tanto la entrega al receptor como el contenido de lo que se quiere comunicar, evitando así la impugnación por parte del destinatario de ambas circunstancias. Una vez emitido y tramitado el burofax, el propietario moroso queda avisado del hecho y los vecinos tendrían una prueba legal de que el propietario moroso está al corriente de su deuda.

¿Cuál es el siguiente paso si el propietario moroso sigue sin pagar? Recurrir a los tribunales y aportar las pruebas de la morosidad del propietario, entre las que se debe incluir el burofax o burofaxes que se le han remitido desde la Comunidad de Vecinos.

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Un Tercero de Confianza Imparcial es una figura amparada por la ley que faculta a un tercero para custodiar las comunicaciones entre dos partes por un perido no inferior a 5 años, asegurando la integridad de los documentos enviados mediante firma electrónica y sellado de tiempo.

La Ley 34/2002, de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de la Información y de comercio electrónico (LSSI), fundamenta los servicios e intervención de Terceros de Confianza.

Según dicha Ley, el "Artículo 25. Intervención de terceros de confianza", cita lo siguiente:

1. Las partes podrán pactar que un tercero archive las declaraciones de voluntad que integran los contratos electrónicos y que consigne la fecha y la hora en que dichas comunicaciones han tenido lugar. La intervención de dichos terceros no podrá alterar ni sustituir las funciones que corresponde realizar a las personas facultadas con arreglo a Derecho para dar fe pública.
2. El tercero deberá archivar en soporte informático las declaraciones que hubieran tenido lugar por vía telemática entre las partes por el tiempo estipulado que, en ningún caso, será inferior a cinco años.

Por tanto, se desprende de lo leído, que la figura del Tercero de Confianza es la de actuar como mediador neutro legítimo (de confianza) e imparcial entre dos partes (remitente y destinatario en el ámbito del burofax postal y electrónico).

Como Tercero de Confianza, Notificad@s recopila, archiva y custodia todos los datos de las transacciones electrónicas generadas, para que éstas puedan ser utilizadas en un hipotético proceso donde se deba demostrar que dichas transacciones se han llevado a cabo en una determinada fecha y con un determinado resultado.

La figura de Tercero de Confianza lleva implícita neutralidad absoluta.

Notificad@s en la prestación de su servicio está obligada a manifestar dicha imparcialidad, por lo que su capital nunca podrá ser participado por entidades públicas o privadas que pudieran tener una motivación ilegítima en los procesos de integridad del Tercero de Confianza, por ejemplo: despachos de abogados que pudieran tener actuaciones sobre partes demandantes o demandadas como remitentes o destinatarios.

Una de las misiones de Notificad@s es clara: ofrecer neutralidad e imparcialidad absolutas. Por tanto, Notificad@s se postula como Tercero de Confianza en todas las comunicaciones tanto postales como electrónicas realizadas a través de su plataforma. Adicionalmente ofrecemos el Testimonio Notarial de Certificación de Contenido, contando por tanto con la intervención de un Notario, fedatario público y en consecuencia Tercero de Confianza por excelencia.

En la siguiente imagen se resume visualmente los servicios de Tercería de Confianza ofrecidos por Notificad@s (click en la imagen para ampliar):

En la era digital en la que nos encontramos, cualquier aplicación con servicios online abierta a todo el público en general necesita la constante colaboración de sus usuarios, quien con sus opiniones y sugerencias, deben formar parte activa del proyecto.

En Notificad@s tenemos en alta estima la opinión de nuestros clientes. Gracias a muchas de sus opiniones y sugerencias, hemos podido mejorar considerablemente la usabilidad de nuestra plataforma, así como introducido nuevas mejoras que demandan profesionales de diversos sectores que usan Notificad@s en su trabajo cotidiano. Esto no sólo ha beneficiado a dichos profesionales, sino que por extensión, el resto de clientes se benefician mutuamente como parte de dicha proactividad.

Una de las sugerencias más demandadas ha sido la creación de un blog específico sobre nuestra actividad: las notificaciones fehacientes.

¿Sabemos qué es un burofax y en qué casos se debe utilizar?

¿Sabríamos diferenciar entre lo que es fehaciente y lo que no lo es?

¿Existen notificaciones fehacientes electrónicas o sólo pueden hacerse dichas notificaciones por la vía postal?

Preguntas de este tipo, totalmente legítimas para los intereses de la sociedad en general, han sido enmarañadas y tergiversadas debido al floreciente mercado de notificaciones electrónicas (que no siempre fehacientes) por medios online: internet, sms, correo electrónico, etc.

El propósito principal de este blog, es explicar con carácter divulgativo, las respuestas a muchos interrogantes que se plantean en el ámbito de las notificaciones fehacientes. Sin embargo, aprovecharemos en el mismo para hablar de otras noticias o artículos relevantes del sector, así como del uso de nuestra plataforma.

¿Te gustaría participar en el blog o sugerir algún tema en específico para que podamos abordarlo? Pues estamos a tu entera disposición, puedes dejarnos tus comentarios para fomentar la comunicación y enriquecer este, vuestro blog.

 

Equipo de Notificad@s.